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如果新员工拿不出离职证明，还可以办理入职吗？

最近有hr在问，新员工没有离职证明可不可以给他办理入职？

毕竟HR都知道离职证明不仅可以证明新员工之前工作经验的真假；去社保局办理社保关系缴费主体的变更，也需要用到离职证明。




此外离职证明还可以表示该员工已经与上一家公司解除劳动关系，从而给公司免去一些不必要的劳动风险。




但是如果新员工无法提供，我们要怎么处理呢？难道真的要因为这个而重新招聘？




今天鱼小保就给大家完整梳理新员工无法提供离职证明这个问题，以及相应处理方法。




一、离职证明的相关法律规定





根据《劳动合同法》第五十条第一款规定：

用人单位应当在解除或者终止劳动合同时，出具解除或者终止劳动合同的证明。


关键点：用人单位有义务
时间：是在解除或终止劳动合同时


《劳动合同法实施条例》第二十四条规定：

用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。




离职证明可以证明拟招用员工已经与原用人单位解除了劳动合同，新的用人单位招用该员工已无法律障碍。


根据《劳动合同法》第九十一条规定：

用人单位招用与其他用人单位尚未解除或终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。


所以离职证明是确认员工已与上家公司解除了劳动合同的有力证据，具有法律效力，规避企业因使用与其他单位仍有劳动关系的劳动者，而承担连带责任的风险。




二、员工不能提供离职证明解决方法有哪些？




Q1：员工不能提供离职证明能否录用？




虽然员工不能提供离职证明，但若该员工客观上已经与上一用人单位劳动合同已经解除或终止，则录用该员工已无法律障碍。




Q2：如何证明该员工已经与原用人单位劳动合同解除或终止？




该员工向原单位提出的离职申请；

该员工与原单位的工作交接记录表；

该员工按照原单位要求办理的离职流程表；

该员工在社会保险经办机构开具的已经对其社会保险进行减员的证明等。




Q3：员工实在没有离职证明，但是能够提供其他资料，证明其已经与原单位劳动合同解除时如何处理？




对于那些确实无法提供离职证明的员工，可以参考如下方式减免法律风险。




1、 必要的背景调查




首先和员工进行沟通，了解其无法提供的原因，做好相应的背景调查：

• 原公司的架构是怎样？

• 各个部门都有多少人？

• 老板、副总、当时招聘的HR是谁？

• 能否提供原公司一些同事的联系电话？

• 能否提供公司的固定电话？

• ……




多方查验，检验并判断员工提供的信息是否属实，即可在很大程度上降低风险。




2、要求员工出具承诺书




除了必要的背调，我们还需要这位员工向公司出具一封承诺书，明确责任。




具体的承诺书内容鱼小保也为大家整理好啦，有需要的HR小伙伴可以直接复制修改⬇️

承诺函




本人A，身份证号：X，向B公司郑重承诺，本人已经与C公司劳动合同解除，若因本人做虚假承诺，给B公司造成任何不利后，都由本人承担。




承诺人（签名）：XX                                   年 月 日







HR只需要将员工提供的证明资料连同承诺函一并保存存档，就可以作为员工的离职证明啦~





如果这些办法都无法实施的话，不要急！还有一个方法教给大家。




我们直接让这名员工，给原单位的HR总监或者原单位领导打电话，并且录音。




让员工询问，咱们的劳动关系是不是解除了，我是不是提供了劳动证明了等等信息。




只要录音里面有这些内容，这个录音本身就可以作为离职证明。




所以HR小伙伴们要明白，当员工无法提供离职证明时，我们并不是一定要拒绝这个员工入职。




只要这个员工能够提供其他材料，证明与原单位劳动关系已经解除，你聘用他是没有任何问题的，也不会给现用人单位造成任何法律风险。